Choisir un logiciel de gestion pour votre cabinet n’est pas une tâche banale. Nous rencontrons régulièrement des avocats en pratique solo, cabinets de moyennes et grandes tailles ainsi que des OBNL, des organisations gouvernementales et para-gouvernementales.
Notre expérience nous amène à partager avec vous nos 5 conseils pour assurer le succès dans votre choix d'un logiciel de gestion pour vos services juridiques !
Conseil 1 : Faites vos devoirs !
Notez les irritants de votre pratique. Qu’est-ce qui pourrait être fait pour faciliter votre quotidien et améliorer la tenue de vos dossiers ? Quels aspects de vos opérations pourraient être facilités ?
Explorez les sites internet des différents fournisseurs et identifiez les fonctionnalités que vous souhaiteriez avoir dans un logiciel. Les sites internet ne disent pas tout, certains titres ou noms de fonctionnalités peuvent aussi porter à confusion. Donnez-vous la peine de demander une présentation avant de conclure que le logiciel répond ou pas à vos besoins.
Ne croyez pas au logiciel qui fera tout ! Le logiciel qui fera à la fois la tenue de vos dossiers, le café et la décoration de votre bureau n’existe pas. Optez pour un logiciel qui offre un potentiel de connectivité, il pourra alors être en mesure d’évoluer en vous offrant la complémentarité avec les meilleurs acteurs sur le marché.
Conseil 2 : Impliquez-vous personnellement.
Nous le savons, vous êtes bien occupé mais ne faites pas cette erreur si fréquente de déléguer à 100% la recherche et l’analyse d’un nouveau logiciel de gestion pour votre cabinet.
En tant qu’entrepreneur solo, associé ou sociétaire, vous avez une vision globale de votre entreprise et de ses besoins. Vous connaissez vos obligations déontologiques et les défis de votre organisation. Vous connaissez les besoins dans les différents secteurs : conformité de la tenue de dossier, analyse des processus, sécurité de l’information, comptabilité, efficacité de suivi des tâches, travail collaboratif, etc.
Si vous demandez à une personne qui n’aime pas le changement d’effectuer la sélection, vous risquez de passer à côté de solutions innovantes qui lui paraîtront trop insécurisantes. Ne vous attendez pas à ce qu’une personne dont le travail quotidien est d’effectuer le rappel des comptes vous recommande un logiciel qui automatisera cette tâche répétitive !
Conseil 3 : Entourez-vous des membres de votre équipe.
Bien que vous ayez les connaissances générales pour la gestion de votre cabinet, certains aspects nécessitent une spécialisation. Entourez-vous de membres de la direction, de la comptabilité, des relations client, des praticiens, des techniciens.
Nous vous recommandons d'avoir un maximum de quatre personnes afin de favoriser la participation de chacun et assurer un processus décisionnel efficace. La contribution de chaque participant vous permettra d’aborder les différents angles du logiciel qui vous sera présenté et de prendre une décision d'autant plus éclairée.
Conseil 4 : Prévoyez le temps nécessaire pour la présentation du logiciel de services juridiques.
Demandez au représentant de combien de temps il a besoin pour vous présenter son produit. Un temps raisonnable pour une présentation de produit se situe entre 60 à 90 minutes afin d’avoir l’occasion de poser des questions et d’exprimer vos besoins.
N’hésitez pas à poser des questions. Les représentants se feront un plaisir d’y répondre. Certaines questions sont plus techniques ? Un bon représentant effectuera les vérifications et vous recontactera avec les réponses. N’hésitez pas à demander une seconde présentation afin de clarifier certains points ou d’éclaircir certaines fonctionnalités.
Vous avez demandé une soumission, demandez une rencontre avec le représentant afin d’en discuter pour vous assurer que vous en comprenez tous les éléments. Vous pourriez même leur demander de distinguer leurs fonctionnalités de celles de leurs compétiteurs. Posez des questions sur le rythme de développement et les fonctionnalités à venir. Vous allez faire un choix qui impactera votre pratique à long terme.
Conseil 5 : Assurez-vous de la formation et du soutien à la clientèle
Finalement, la formation et le soutien font partie de ce qu’on appelle couramment le « onboarding ». Comment le déploiement du logiciel sera-t-il fait ? Certains logiciels sont du type abonnement et exploration par l’abonné avec un soutien limité ou encore absent selon les versions. D’autres offrent une expérience de transition et d’accompagnement vers leurs logiciels avec la possibilité de discuter avec une personne de l’entreprise ou encore l’accès à un centre de formation ou idéalement les deux !
Prêt à débuter votre recherche ?
Vous êtes maintenant prêt à amorcer la recherche de votre logiciel de gestion de services juridiques !
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