Comme un bon gâteau nécessite une bonne recette, la bonne gestion d'un dossier juridique nécessite un bon processus.
Un dossier qui tombe dans l'oubli, un avis de dossiers incomplet, l'omission d'une étape dans la réalisation d'un mandat. Autant d'événements qui donnent flan à la responsabilité professionnelle ou au moins à une apparence de manque de professionnalisme.
Tel un gâteau avec sa recette, la plupart des dossiers juridiques peuvent se traduire en processus et protocoles. Des étapes à suivre et des tâches à accomplir pour en arriver à un résultat. Il s'agit parfois de processus linéaires et parfois de processus remplis d'embuches ou d'incidents. Dans tous les cas, l'établissement d'un protocole ou d'un processus peut s'avérer crucial voire salvateur pour mener à bien votre mandat.
Dans votre pratique, vous devriez être en mesure d'analyser chacun de vos types de dossiers et être en mesure d'en établir la carte: le chemin dont le départ se situe à l'ouverture du dossier (peut-être même avant mais nous en parlerons une autre fois) jusqu'à sa conclusion par la fin du mandat. Ainsi, vous pouvez par exemple établir clairement quelles sont les tâches à accomplir dans un type de dossier donné. Ces tâches peuvent même varier selon le type de dossier. On peut facilement penser que la première tâche de l'ouverture d'un dossier pourrait être la présentation du mandat professionnel, la seconde pourrait être la complétion d'un formulaire spécifique au type de droit en question. Tout au long du processus il est possible d'identifier des événements qui jalonnent le déroulement du dossier et associer différentes tâches à ces événements.
Par exemple:
Ouverture de dossier
Signature du mandat professionnel
Réception de l'avance prévue au mandat
Réception des formulaires requis
etc
Dépôt du dossier à la cour
Réception de la confirmation de l'enregistrement des procédures, date
Réception du jugement, date
Transmission du jugement au client, date
etc
L'identification de ces événements et de ces tâches aura pour but d'assurer le respect des processus de votre organisation. Vous pourrez être en mesure de connaître l'état d'avancements d'un dossier ou encore identifier les dossiers qui ont atteint une certaine étape ou qui encore dont le traitement comporte une ou des anomalies. L'identification des tâches à exécuter vous permet aussi d'identifier la meilleure personne pour l'exécution de celles-ci.
En somme, l'établissement d'un processus et son respect, vous permettent d'identifier les meilleurs personnes pour réaliser les tâches, assurer un protocole de validation/vérification de l'exécution des tâches et bien évidemment un outil de vérification de la conformité. En somme c'est le fameux Planification, Organisation, Direction, Contrôle (PODC)!
Avec NotaBene Légal vous serez en mesure de réaliser un magnifique gâteau!
NotaBene Légal vous permet d'établir votre recette, vos processus composés d'événements et de tâches. Vous serez en mesure de
créer des modèles d'événements et de tâches
créer des tâches spécifiques à un dossier
identifier les tâches complétées
assigner des tâches à un membre de votre équipe
établir une date pour l'exécution d'une tâche donnée
être informé lorsqu'une tâche est exécutée
identifier la personne qui a exécuter une tâche.
Grâce à cette fonctionnalité vous serez maintenant en mesure d'identifier les dossiers dont une tâches a dépassé son délai de réalisation ou encore les dossiers qui semblent bloqués à une étape de votre processus et de prendre action pour corriger la situation.
La fonction Événements et Tâches de NotaBene Légal, une assurance de respect de vos processus.
Jean-Francois
PDG NotaBene Légal
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